本书要点

本书基于阿里巴巴全新推出的AI对话助手——千问，系统、全面地介绍高效办公涉及到的各种方法和技巧，帮助读者快速提高办公效率。

涵盖文本处理与文档创作、信息检索与知识管理、数据分析与处理、创意激发与内容生产、会议管理、项目管理、客户服务与沟通管理、行政事务、研发与技术支持、人力资源管理等办公场景。

本书配套提示词文件、PPT课件、案例操作视频、读者交流微信群、教纲、教案、课标。

内容简介

《千问高效办公的方法和技巧》基于阿里巴巴全新推出的AI对话助手——千问，系统、全面地介绍高效办公的各种方法和技巧，帮助读者快速提高办公效率。《千问高效办公的方法和技巧》配套提示词文件、PPT课件、案例操作视频、读者交流微信群。

《千问高效办公的方法和技巧》共分13章，内容包括千问办公快速入门、高效提示词写作技巧、文本处理与文档创作加速、信息检索与知识管理、数据智能分析与处理、创意工作与内容生产、会议管理全周期优化、项目管理与协作提效、客户服务与沟通优化、行政部门高效工作法、市场与销售部门应用、研发与技术支持场景、人力资源管理与培训。

《千问高效办公的方法和技巧》既适合千问高效办公初学者、利用AI助手进行辅助办公的职场办公人员，也适合人工智能初学者以及对人工智能应用感兴趣的广大读者。

作者简介

王银辉，清华大学工学博士，北京创算科技有限公司行政总监。发表论文和著作二十余篇。工作领域从汽车到人工智能，曾负责研发、战略、市场、OEM、行业联络等，对高效办公有丰富实操经验和独特见解。

前/言

以通义千问为代表的AI对话助手将人工智能应用呈现在人们的面前，展示了其颠覆性的力量，以阿里通义千问为代表的国产大模型的异军突起更是掀起了整个社会关注人工智能的热潮。身处人工智能时代，我们已经切身感受到了人工智能对人们的思维模式和生活方式的改变，人工智能技术对人类的社会生产和生活已经产生了重大而深远的影响。

通义千问是阿里巴巴推出的一个AI对话助手，其功能包括多轮对话、文案创作、逻辑推理、多模态理解、多语言支持。它能够跟人类进行多轮的交互，也融入了多模态的知识理解，具有超强的辅助办公能力。在 AI 重塑办公模式的时代，通义千问已经不仅是简单的聊天工具，而是能够协助用户完成文档撰写、数据处理、创意生成和团队协作的“全能办公助手”。

千问的办公场景定位并非替代人工，而是成为职场人的智能协作伙伴，其核心定位可概括为全流程、多场景、个性化的办公效率增强工具。

从办公流程来看，通义千问覆盖了从任务启动（如需求分析、方案起草）、执行推进（如数据处理、文档优化）、协作沟通（如会议管理、跨部门对接）到结果沉淀（如报告生成、知识归档）的全周期；从应用场景来看，无论是行政事务、市场销售、研发技术还是人力资源等不同职能部门，无论是文本创作、数据处理、创意设计还是项目管理等不同工作类型，通义千问均能提供有针对性的支持。

本/书/目/的

本书通过丰富的实例，让读者身临其境地进行办公现场模拟，全面讲解利用千问AI对话助手提高办公效率、优化办公方案、减少无谓劳动的具体方法和技巧，是广大职场办公人士提升工作效率的利器。

配/套/资/源/下/载

本书配套提示词文件、PPT课件、案例操作视频、读者交流微信群，读者需要使用微信扫描下面的二维码下载。

作/者/与/鸣/谢

本书由清华大学博士、北京创算科技有限公司行政总监王银辉女士创作，由于作者能力有限，书中难免存在不妥之处，恳请读者朋友提出宝贵意见，不胜感激。

感谢清华大学出版社编辑们的辛勤工作，他们的努力使本书尽早面世。

作 者

2026年1月

目录

目/录

第1章　千问办公快速入门1

1.1　核心认知1

1.1.1　办公场景定位1

1.1.2　办公效率核心优势2

1.2　操作界面全解析3

1.2.1　左侧导航栏3

1.2.2　顶部功能区7

1.2.3　中间操作区7

1.3　内置的高效办公工具10

1.3.1　工具调用方式10

1.3.2　核心办公功能工具10

第2章　高效提示词写作技巧14

2.1　认识提示词14

2.1.1　办公场景下提示词的核心定义14

2.1.2　提示词对办公效率的直接影响15

2.1.3　低效提示词的常见问题16

2.2　提示词编写核心原则17

2.2.1　精准性原则17

2.2.2　完整性原则18

2.2.3　针对性原则19

2.2.4　简洁性原则20

2.3　结构化提示词应用21

2.3.1　办公场景下的结构化思维逻辑21

2.3.2　结构化提示词与普通提示词效果对比22

2.4　7类办公场景结构化提示词框架23

2.4.1　任务指令型框架23

2.4.2　需求描述型框架24

2.4.3　优化迭代型框架24

2.4.4　数据处理型框架25

2.4.5　文案创作型框架25

2.4.6　报告生成型框架26

2.4.7　问题解决型框架27

2.5　千问指令中心27

2.5.1　应用指令27

2.5.2　新建指令28

2.6　提示词的优化与迭代策略29

2.6.1　提示词优化的核心方法29

2.6.2　提示词迭代的实操流程32

第 3 章　文本处理与文档创作加速33

3.1　“AI写作”的应用33

3.1.1　文章撰写34

3.1.2　优化文章35

3.2　提示词写作赋能36

3.2.1　商务类文档撰写37

3.2.2　专业类文档撰写41

3.2.3　宣传类文档撰写46

3.3　文本优化与校对49

3.3.1　语法检查与逻辑润色49

3.3.2　风格统一与术语标准化51

3.3.3　多语言翻译与本地化适配53

第 4 章　信息检索与知识管理59

4.1　联网搜索59

4.2　阅读助手61

4.3　链接速读64

4.3.1　网页阅读65

4.3.2　播客链接转写66

4.4　个人知识管理：AI笔记67

4.4.1　记录笔记68

4.4.2　万能输入框69

4.4.3　写作工具箱73

第 5 章　数据智能分析与处理76

5.1　表格数据解读与洞察76

5.1.1　复杂表格快速解读76

5.1.2　数据关联性与趋势发现78

5.1.3　关键指标自动提取81

5.2　数据整理与清洗自动化82

5.2.1　脏数据识别与清洗82

5.2.2　格式标准化与合并去重85

5.2.3　数据分类与标签化处理87

5.3　智能制表功能88

5.3.1　纯提示词生成表格88

5.3.2　图片转表格90

5.3.3　文档转表格91

5.3.4　表格格式优化92

5.4　可视化与报告生成92

5.4.1　制作图表93

5.4.2　自动生成分析报告94

第 6 章　创意工作与内容生产98

6.1　创意激发与头脑风暴98

6.1.1　多角度创意点子生成98

6.1.2　AI辅助构建思维导图101

6.2　PPT展示与演讲内容策划实战106

6.2.1　逻辑大纲智能生成106

6.2.2　演示文稿自动生成108

6.2.3　页面内容填充优化110

6.3　多媒体内容生产流水线116

6.3.1　视频脚本与分镜生成116

6.3.2　播客大纲与对话设计119

6.3.3　视觉创意文案支持122

6.4　内容策略与传播规划124

6.4.1　多渠道内容适配与分发计划124

6.4.2　传播效果预测与优化126

6.4.3　用户互动内容自动生成128

6.5　AI绘图与办公视觉素材高效生成130

6.5.1　文生图提示词工程130

6.5.2　图像创作131

6.5.3　图像编辑与二次创作133

第 7 章　会议管理全周期优化136

7.1　会前：高效筹备智能辅助136

7.1.1　议程智能生成与优化136

7.1.2　背景资料自动汇编138

7.1.3　会议通知撰写141

7.1.4　会议发言稿准备143

7.2　会中：实时协作与记录145

7.2.1　会议实时记录145

7.2.2　会议音视频速读147

7.3　会后：从纪要到执行的闭环150

7.3.1　会议纪要/总结撰写150

7.3.2　任务分派与责任确认153

第 8 章　项目管理与协作提效155

8.1　项目规划与启动智能化155

8.1.1　项目计划书智能起草155

8.1.2　工作分解结构辅助生成159

8.1.3　项目风险预案制定164

8.2　项目执行与监控自动化166

8.2.1　项目进度自动追踪与报告166

8.2.2　资源调配优化168

8.2.3　项目风险智能预警170

8.2.4　项目变更管理流程172

8.3　团队协作与沟通优化174

8.3.1　协作文档智能同步与整合174

8.3.2　跨部门沟通桥梁搭建177

第 9 章　客户服务与沟通优化181

9.1　标准化服务流程赋能181

9.1.1　常见问题智能回复库构建181

9.1.2　个性化沟通模板设计186

9.1.3　客户服务话术优化187

9.2　客户洞察与关系深化188

9.2.1　客户反馈智能分析189

9.2.2　客户需求深度挖掘191

9.2.3　个性化关怀策略生成193

9.3　服务流程自动化设计195

9.3.1　智能客服工单处理195

9.3.2　客户满意度调查设计198

9.3.3　自动化客户回访流程201

第 10 章　行政部门高效工作法204

10.1　日常事务处理204

10.1.1　智能日程管理与协调204

10.1.2　公司通知/公告撰写206

10.1.3　差旅与费用报销指引生成208

10.2　活动与资产管理210

10.2.1　会议/活动全流程策划211

10.2.2　办公用品智能采购清单214

10.2.3　固定资产盘点与管理218

10.3　行政制度标准化建设220

10.3.1　公司制度/员工手册撰写220

10.3.2　行政流程自动化设计224

第 11 章 　市场与销售部门应用228

11.1　市场洞察与策略制定228

11.1.1　市场分析报告自动化生成228

11.1.2　竞品动态跟踪与简报汇总230

11.1.3　营销活动策划与复盘辅助232

11.2　销售赋能与客户攻坚235

11.2.1　销售资料包智能生成235

11.2.2　客户画像分析与话术定制238

11.2.3　销售预测与目标管理240

第 12 章　研发与技术支持场景243

12.1　技术文档与表达优化243

12.1.1　技术方案设计与评审辅助243

12.1.2　专利交底书辅助撰写247

12.2　技术问题分析与学习250

12.2.1　故障排查与根因分析250

12.2.2　技术概念解释与学习辅助254

12.3　代码智能辅助与开发提效 257

12.3.1　自然语言生成代码257

12.3.2　代码注释、API文档生成261

12.3.3　代码解释、调试与优化建议266

12.3.4　自动化办公脚本生成268

12.3.5　单元测试与文档同步生成270

第 13 章　人力资源管理与培训273

13.1　人才“选育用留”全流程辅助273

13.1.1　JD优化与候选人筛选273

13.1.2　面试问题设计与评估辅助276

13.1.3　员工成长路径与培训计划定制281

13.2　组织发展与文化建设284

13.2.1　企业文化宣传方案设计284

13.2.2　员工文化认知调研286

13.2.3　政策沟通与员工关系管理辅助290